微创软件与飞腾无纸化会议室联合解决方案

       近年来，随着企业生产业务活动的发展，各单位日常科研生产过程中涉及多种类型的沟通、培训、交流、评审活动不断增多，会议环节愈发复杂，如会前需经过各种打印审批流程登记会议人员、会议地点、会议时间、会议资料，会议中需包含签到、投票、同屏、收发资料等会议手段，会后需对会议中资料及内容做记录、回收、审计、销毁等等，其中不乏更为繁琐的会议资料的管控。整个过程繁琐、缓慢，浪费了人力物力，时间成本加大，不适应信息化时代的发展。因此，建立一套支持日常会议的管理系统对于降低沟通成本、提高办事效率、降低风险十分必要。

     针对上述问题，微创软件结合飞腾平台为现代化企业打造了一套针对无纸化会议室建设的整体解决方案-微创无纸化安全会议管理系统，会议管理系统以飞腾平台为底座，以企业会议实际场景为需求，能够切实为用户会议的高效召开运行保驾护航。

一、产品整体架构

       微创无纸化安全会议管理系统主要由两部分软件构成，会务管理端和会议端（主持、参会）。如图通过旁路的方式下企业后台架设飞腾平台无纸化会议系统会务管理服务器，部署会务管理端提供一站式web会务端服务，负责整体的会务流程，包括会议发起、会议审批、会议室查询、参会人员、会议资料管理等会务功能，保障会务流程合规安全。其次，在各会议飞腾主持机、飞腾参会机上安装部署微创会议系统主持端、参会端软件，提供会议功能，包括签到、同屏、下发资料等等，提升会议沟通效率。

      会议召开前，用户可根据会务端web对发起会议，创建审批流程，申请会议获得会议资格。会议召开时微创无纸化安全会议管理系统提供全面的会议功能确保会议高效执行，整套系统中以飞腾平台为硬件核心，为用户提供一个简单实用、安全的会议平台。

二、系统应用架构

无纸化安全会议管理系统特点：

• 新生态支撑：产品全面支持飞腾平台及其生态应用环境；
• 完善的会议安全管理：会议结束资料自动清空，防止文件泄露；计算机底层安全加固；
• 会议流程优化：流程可配置；流程电子化、可视化；会议资料管理实现智能化、电子化、日志化；
• 会务保障稳定：发生突发故障可快速恢复；

三、产品功能简述

1.会议流程有效管理

      无纸化安全会议管理系统提供会议室基本信息管理、会议室状态查询、会议室申请审批、会议资料申请审批、会议资料安全下载、临时文件回传、资料查阅等多种功能，为用户提供一个简单实用、高效便捷的会议平台。

       该系统使用过程中主要涉及一下几个阶段：系统数据初始化→会前准备→加入会议→会议进行→会议结束

2.会议状态查询

      通过无纸化系统的会议状态查看功能查看各个会议室当前的占用、参会人员明细等情况，选择空闲时间段的会议室，或查看已安排会议的明细情况，可根据会议紧急情况或重要程度进行线下调节。

3.会议签到

       参会人员参会时提供完整的签到功能，方便会议主持人对于现场的会议人员进行统计。人员信息可通过调取所内业务会议系统数据库或者通过主持人手动输入。

4.屏幕共享

       微创会议系统提供屏幕共享功能，方便大家一起对会议内容讨论，飞腾平台无纸化系统分为主持端共享和参会端共享两个部分。

5.会议资料管理

（1）会议系统提供会议资料的批量下发功能，主持端可点击下发资料将所有会议资料下发至所有参会端，参会端点击查看即可。

（2）针对用户已修改后的文件，主持端支持将会议资料一键回收，方便对参会人员修改后的会议资料审阅查看。

（3）当会议结束时，参会端机器重启或关机前会议系统会自动将会议系统内部文件存放位置进行清空，将会议资料全部清除，从而保障会议资料的防外泄，严防高密低传现象的发生。

6.会议投票
      会议系统提供会议投票功能，提供实名制、匿名制两种模式的投票，参会端可根据投票界面自行投票，主持端进行统计公布。

微创无纸化安全会议管理系统为用户会议室建设带来明显变化！

中国航天科工集团、中国航天科技集团下属多个研究院所；

单位会议室管理，安全性要求高、业务环境丰富，会议终端数量多管理复杂；

通过基于飞腾平台的微创无纸化安全会议管理系统，实现了对所内会议室的一体化、高效化、标准化建设，解决了会议室繁重的会议审批、会务流转、会议召开等工作任务，通过技术手段大量节省了人力工作。目前多个研究院所会议室已经全面上线运行，获得用户好评。

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